Pravidla čerpání finančních prostředků
Správné nakládání se svěřenými finančními prostředky je základem úspěchu (a vaší klidné mysli). Podrobně si proto prostudujte následující body, abyste zajistili řádné a efektivní využití vašich financí.
Řešitel je povinen s finančními prostředky nakládat hospodárně a v souladu s obecně platnými závaznými právními předpisy.
Čerpání finančních prostředků vychází z podrobného položkového rozpočtu projektu dle schváleného návrhu společenského projektu v elektronické aplikaci.
|
Aktuální čerpání financí ve vašem projektu zjistíte v systému MIS (zde) po přihlášení na hlavní stránce. Odkaz je rovněž dostupný v aplikaci s podanou přihláškou a jednou měsíčně je hlavnímu řešiteli projektu e-mailem rozesílána automatická aktualizace čerpání prostředků. |
|
Řešte vše včas. Zpracování požadavků nějakou dobu trvá, kvůli vnitřním procesům jednotlivých oddělení (proplatit fakturu nebo vydat zálohu může trvat i několik dní). Pokud si nejste ohledně nějaké platby či smlouvy jistí, zeptejte se. Při komunikaci s PKC uvádějte název vašeho projektu + SIGA – pamatujte, že nejste jediní, kdo má projekt a řeší jeho finance :) |
Obecná pravidla
- Řešitel je povinen ověřit, že cena za danou službu/položku je nejvýhodnější (splňuje požadované parametry a zároveň je nejnižší).
- Finanční prostředky jsou přiděleny pouze pro jeden kalendářní rok a nelze je převádět do roku následujícího. Veškeré účetní doklady (originály) musí být předány na Poradenské a kariérní centrum nejpozději do 15. prosince daného roku.
- POZOR! V případě nákupu drogistického zboží nebo kancelářských potřeb jako první zkontrolujte, zda požadované položky nejsou na skladě VŠCHT (v MISu: Interní objednávky – Katalog – ZDE – dostupné po přihlášení do intranetu). Pokud ano, sepište si jejich seznam (číslo položky, počet kusů) a zašlete ho včas na e-mail pkc@vscht.cz (nezapomeňte uvést specifikaci vašeho projektu). Pouze položky, které na skladě nejsou, lze nakupovat externě.
FAQ: Doklady a platby – co je akceptováno a co už ne?
Platby je možné provádět v hotovosti i bezhotovostně (kartou, převodem na účet). Každá platba musí být doložena daňovým dokladem – originálem. Jiné než daňové doklady nebudou akceptovány.
Typy dokladů
Daňový doklad = účtenka, faktura – musí vždy obsahovat:
- identifikační údaje prodávajícího (název firmy, adresa, IČ, popř. DIČ)
- rozpis jednotlivých položek (název položky + cena za položku)
- vyčíslení DPH
- celkovou cenu
- formu úhrady (hotově, kartou, u faktur převodem na účet)
Faktura navíc musí obsahovat:
Vysoká škola chemicko-technologická v Praze
Technická 5
166 28 Praha 6
IČ: 60461373
DIČ: CZ60461373
- číslo účtu prodávajícího
- datum akce, popř. další podrobnosti dle domluvy
|
Nelze proplácet: alkoholické nápoje, pohonné hmoty. Při částce nad 20 000 Kč (bez DPH) musí být předem vystavena objednávka – informujte se včas na PKC. |
|||||||||
Typy plateb
- Platby v hotovosti: Budou proplaceny na základě vyúčtování, které je nutno předložit bez zbytečného odkladu (nejpozději do 8. dne následujícího měsíce). Na platby v hotovosti je možné obdržet finanční zálohu předem.
- Platby na fakturu: Faktury je možné hradit samostatně a nechat si následně proplatit. Rovněž je možné nechat fakturu zaplatit napřímo VŠCHT – v takovém případě je nutné ji dostatečně včas (ideálně obratem po obdržení) zaslat na PKC. U větších internetových obchodů s elektronikou má škola účet, na který můžete nakupovat se slevou; informujte se předem na PKC.
POZOR!
- Platba zálohových faktur z e-shopů není možná, avšak mnoho obchodů vystavuje pro firmy fakturu se splatností (informujte se předem na PKC).
- VŠCHT neumožňuje platbu kauce. Pokud dodavatel vyžaduje zaplacení kauce, je nutné, aby ji studenti/organizátoři akce uhradili sami. Doporučujeme zajistit si řádné potvrzení o zaplacení i vrácení kauze.
FAQ: Stipendia, Dohody o provedení práce, jiné smlouvy
- Výplaty stipendií: Studentům VŠCHT Praha řádně zapsaným ke studiu vypomáhajícím na akci je možné hradit odměnu formou stipendia. Výplata stipendií probíhá zpětně, po akci, poukázáním na účet daného studenta. K vyplacení stipendií si hlavní řešitel připraví jmenný seznam studentů (jméno, příjmení, fakulta, stupeň studia, částka), který spolu s názvem projektu a jeho číslem, názvem a datem akce zašle na PKC, nejpozději do 17. dne v měsíci, za který chce stipendium vyplatit.
- Dohody o provedení práce pro členy řešitelského týmu (mimo studentů VŠCHT Praha) i pro externisty je potřeba řešit nejpozději 14 dní před akcí. Při přípravě podkladů postupujte dle tohoto návodu[KH1] , následně se obraťte na PKC.
- Dohody o provedení práce, dohody o dílo, smlouvy, pronájmy a závazné objednávky musí podepisovat kvestor VŠCHT Praha. Přijďte se poradit a řešte je včas (min. 14 dní před akcí). Finální verzi jakékoliv smlouvy, podepsanou všemi stranami, prosím zaneste/zašlete na PKC; druhou kopii odevzdejte protistraně.
FAQ: Vyúčtování a odevzdávání dokladů
- Vyúčtování a proplácení dokladů zajišťuje výhradně hlavní řešitel nebo jím jmenovitě pověřený člen řešitelského týmu (tj. hlavní řešitel zašle e-mailem informaci, že osoba xy může za jeho projekt řešit finance s PKC).
- Finanční prostředky jsou přiděleny pouze pro jeden kalendářní rok a nelze je převádět do roku následujícího. Veškeré účetní doklady (originály) musí být předány na Poradenské a kariérní centrum nejpozději do 15. prosince daného roku; doporučujeme ale vyúčtovávat projekty průběžně.
- Vyúčtování a doklady prosím odevzdávejte jako celek/balíček vždy po skončení akce (v případě, že realizujete v rámci projektu více aktivit), popř. po skončení celého projektu (pokud realizujete v rámci projektu jednu aktivitu). Nenoste prosím postupně jednotlivé účtenky.
- Pro odevzdávání si připravte všechny potřebné doklady, ideálně si vytvořte přehledovou tabulku dokladů s částkami a celkovým součtem, dle rozpočtu projektu. Pokud již byly některé výdaje uhrazeny, označte je.
- Domluvte si termín schůzky, kdy zanesete vyúčtování na PKC (na vyúčtování je nutné se připravit i ze strany PKC).
Administraci projektů zajišťuje Poradenské a kariérní centrum.
V případě potřeby se na nás neváhejte obrátit!