Řešení projektů
Po přidělení grantu
Gratulujeme, váš projekt komisi zaujal a rozhodla se ho finančně podpořit. Co teď?
Celkové hodnocení vaší žádosti, případné výtky komise nebo komentář k rozpočtu najdete v elektronické aplikaci s žádostí, na záložce Přílohy.
Schválený rozpočet najdete též v elektronické aplikaci s žádostí. Tento rozpočet je závazný, více informací k čerpání finančních prostředků najdete v sekci Hospodaření.
V elektronické aplikaci, v záložce Rozpočet, také najdete přidělení číslo fondu v informačním systému a proklik do systému. Zde uvidíte postupné čerpání financí podle toho, jak budete odevzdávat vyúčtování a doklady na PKC (více opět viz Hospodaření).
Realizace aktivit by měla odpovídat plánu a popisu, které jste uvedli v žádosti. Po skončení projektu se budete muset v Závěrečné zprávě vyjádřit ke splnění naplánovaných cílů (více o Závěrečné zprávě najdete níže na stránce.
Desatero pořádání akce
Při přípravě akce je nutné myslet na několik bodů, které vám usnadní organizaci a zajistí úspěch a spokojené návštěvníky. Jedná se zejména o přípravu prostor a programu, propagaci či dokumentaci.
FAQ: Na co tedy nezapomenout?
- Pořádání akcí v prostorách školy se řídí Směrnicí – předem si ji pročtěte!
- Včas si domluvte datum a místo konání, místo si rezervujte.
- Zamyslete se nad propagací akce:
i. kde a jak chcete akci propagovat
ii. zařaďte propagaci akce do plánu svých sociálních sítí nebo se dohodněte na vhodném způsobu propagace na školních sítích
iii. Instagram – kontaktujte správce soc. sítí min. 3 týdny předem
iv. školní e-mail – napište si text (v ČJ i AJ, pokud akce není určena AJ mluvčím, uveďte v záhlaví zprávy), odešlete na information@vscht.cz min. 2 dny předem, nezapomeňte uvést cílovou skupinu (celá škola, pouze vybrané stupně/ročníky apod.); přesná pravidla najdete na intranetu
v. užívání školního loga apod. má také svá daná pravidla, najdete je na intranetu – prostudujte si je, ať se vyhnete zbytečným problémům nebo zpoždění v propagaci
- Pokud chcete na akci využívat školní merch, vyberte si předměty a jejich seznam zašlete předem na e-mail pkc@vscht.cz, do e-mailu nezapomeňte uvést číslo vašeho SIGA projektu.
- Bude-li vám na akci pomáhat někdo, s kým plánujete uzavřít DPP, postupujte dle těchto pokynů a obraťte se na PKC min. 3 týdny před datem konání akce / výpomoci.
- Pokud budete z akce pořizovat reportážní foto/video-dokumentaci, máte povinnost o této skutečnosti informovat návštěvníky. U všech vstupů do prostoru akce proto vyvěšte jednoduché oznámení, že se v prostoru pořizuje foto/video záznam a jak dále postupovat. Jestliže někdo nechce být fotografován, má právo to vědět a akce se nezúčastnit, nebo upozornit fotografa, že si nepřeje být fotografován. Fotograf musí být jasně označen. Pro foto/video-dokumentaci vaší akce můžete využít fotografy spolupracující s Oddělením komunikaci, více info o fotografování akcí najdete v brožuře Spolky: krok za krokem.
- V případě, že na akci chcete využít sponzoring, barterovou spolupráci apod. s externími komerčními firmami, obraťte se předem na pkc@vscht.cz a domluvte se na vhodném postupu (ne se všemi firmami lze spolupráci uzavřít).
- V přihlašovacích formulářích uvádějte souhlas s GDPR:
- je-li vás spolek „studentským klubem“, jedná se o tato pravidla
- jste-li zapsaným spolkem, pak uveďte odkaz na Zásady zpracování osobních údajů dle vašich interních dokumentů
Mnoho informací k pořádání akcí včetně podrobností a kontaktů vám poskytne příručka Spolky: krok za krokem, pročtěte si ji!
Hospodaření
Správné nakládání se svěřenými finančními prostředky je základem úspěchu (a vaší klidné mysli). Podrobně si proto prostudujte následující body, abyste zajistili řádné a efektivní využití vašich financí.
Řešitel je povinen s finančními prostředky nakládat hospodárně a v souladu s obecně platnými závaznými právními předpisy.
Čerpání finančních prostředků vychází z podrobného položkového rozpočtu projektu dle schváleného návrhu společenského projektu v elektronické aplikaci.
|
Aktuální čerpání financí ve vašem projektu zjistíte v systému MIS (zde) po přihlášení na hlavní stránce. Odkaz je rovněž dostupný v aplikaci s podanou přihláškou a jednou měsíčně je hlavnímu řešiteli projektu e-mailem rozesílána automatická aktualizace čerpání prostředků. |
|
Řešte vše včas. Zpracování požadavků nějakou dobu trvá, kvůli vnitřním procesům jednotlivých oddělení (proplatit fakturu nebo vydat zálohu může trvat i několik dní). Pokud si nejste ohledně nějaké platby či smlouvy jistí, zeptejte se. Při komunikaci s PKC uvádějte název vašeho projektu + SIGA – pamatujte, že nejste jediní, kdo má projekt a řeší jeho finance :) |
Obecná pravidla
- Řešitel je povinen ověřit, že cena za danou službu/položku je nejvýhodnější (splňuje požadované parametry a zároveň je nejnižší).
- Finanční prostředky jsou přiděleny pouze pro jeden kalendářní rok a nelze je převádět do roku následujícího. Veškeré účetní doklady (originály) musí být předány na Poradenské a kariérní centrum nejpozději do 15. prosince daného roku.
- POZOR! V případě nákupu drogistického zboží nebo kancelářských potřeb jako první zkontrolujte, zda požadované položky nejsou na skladě VŠCHT (v MISu: Interní objednávky – Katalog – ZDE – dostupné po přihlášení do intranetu). Pokud ano, sepište si jejich seznam (číslo položky, počet kusů) a zašlete ho včas na e-mail pkc@vscht.cz (nezapomeňte uvést specifikaci vašeho projektu). Pouze položky, které na skladě nejsou, lze nakupovat externě.
FAQ: Doklady a platby – co je akceptováno a co už ne?
Platby je možné provádět v hotovosti i bezhotovostně (kartou, převodem na účet). Každá platba musí být doložena daňovým dokladem – originálem. Jiné než daňové doklady nebudou akceptovány.
Typy dokladů
Daňový doklad = účtenka, faktura – musí vždy obsahovat:
- identifikační údaje prodávajícího (název firmy, adresa, IČ, popř. DIČ)
- rozpis jednotlivých položek (název položky + cena za položku)
- vyčíslení DPH
- celkovou cenu
- formu úhrady (hotově, kartou, u faktur převodem na účet)
Faktura navíc musí obsahovat:
Vysoká škola chemicko-technologická v Praze
Technická 5
166 28 Praha 6
IČ: 60461373
DIČ: CZ60461373
- číslo účtu prodávajícího
- datum akce, popř. další podrobnosti dle domluvy
Nelze proplácet: alkoholické nápoje, pohonné hmoty.
Při částce nad 20 000 Kč (bez DPH) musí být předem vystavena objednávka – informujte se včas na PKC.
Typy plateb
- Platby v hotovosti: Budou proplaceny na základě vyúčtování, které je nutno předložit bez zbytečného odkladu (nejpozději do 8. dne následujícího měsíce). Na platby v hotovosti je možné obdržet finanční zálohu předem.
- Platby na fakturu: Faktury je možné hradit samostatně a nechat si následně proplatit. Rovněž je možné nechat fakturu zaplatit napřímo VŠCHT – v takovém případě je nutné ji dostatečně včas (ideálně obratem po obdržení) zaslat na PKC. U větších internetových obchodů s elektronikou má škola účet, na který můžete nakupovat se slevou; informujte se předem na PKC.
POZOR!
- Platba zálohových faktur z e-shopů není možná, avšak mnoho obchodů vystavuje pro firmy fakturu se splatností (informujte se předem na PKC).
- VŠCHT neumožňuje platbu kauce. Pokud dodavatel vyžaduje zaplacení kauce, je nutné, aby ji studenti/organizátoři akce uhradili sami. Doporučujeme zajistit si řádné potvrzení o zaplacení i vrácení kauze.
FAQ: Stipendia, Dohody o provedení práce, jiné smlouvy
- Výplaty stipendií: Studentům VŠCHT Praha řádně zapsaným ke studiu vypomáhajícím na akci je možné hradit odměnu formou stipendia. Výplata stipendií probíhá zpětně, po akci, poukázáním na účet daného studenta. K vyplacení stipendií si hlavní řešitel připraví jmenný seznam studentů (jméno, příjmení, fakulta, stupeň studia, částka), který spolu s názvem projektu a jeho číslem, názvem a datem akce zašle na PKC, nejpozději do 17. dne v měsíci, za který chce stipendium vyplatit.
- Dohody o provedení práce pro členy řešitelského týmu (mimo studentů VŠCHT Praha) i pro externisty je potřeba řešit nejpozději 14 dní před akcí. Při přípravě podkladů postupujte dle tohoto návodu[KH1] , následně se obraťte na PKC.
- Dohody o provedení práce, dohody o dílo, smlouvy, pronájmy a závazné objednávky musí podepisovat kvestor VŠCHT Praha. Přijďte se poradit a řešte je včas (min. 14 dní před akcí). Finální verzi jakékoliv smlouvy, podepsanou všemi stranami, prosím zaneste/zašlete na PKC; druhou kopii odevzdejte protistraně.
-
FAQ: Vyúčtování a odevzdávání dokladů
Vyúčtování a proplácení dokladů zajišťuje výhradně hlavní řešitel nebo jím jmenovitě pověřený člen řešitelského týmu (tj. hlavní řešitel zašle e-mailem informaci, že osoba xy může za jeho projekt řešit finance s PKC).
Finanční prostředky jsou přiděleny pouze pro jeden kalendářní rok a nelze je převádět do roku následujícího. Veškeré účetní doklady (originály) musí být předány na Poradenské a kariérní centrum nejpozději do 15. následujícího měsíce, v závěru kalendářního roku do 15. prosince daného roku.
Vyúčtování a doklady prosím odevzdávejte jako celek/balíček vždy po skončení akce (v případě, že realizujete v rámci projektu více aktivit), popř. po skončení celého projektu (pokud realizujete v rámci projektu jednu aktivitu). Nenoste prosím postupně jednotlivé účtenky.
Pro odevzdávání si připravte všechny potřebné doklady. Vytvořte přehledovou tabulku dokladů s částkami a celkovým součtem, dle rozpočtu projektu. Pokud již byly některé výdaje uhrazeny, označte je. Tuto tabulku zašlete na e-mail pkc@vscht.cz spolu s přiloženými doklady a očíslovanými doklady napárovanými s tabulkou (nebo je označené zaneste na PKC). V předmětu uveďte číslo projektu. V případě, že jsou některé doklady k proplacení, zašlete spolu s vyúčtováním QR kód nebo číslo účtu, na který si přejete finance proplatit.
Doklady zasílané bez identifikace k projektu nebo zasílané jednotlivě nebudou zpracovávány a propláceny.
Závěrečná zpráva o realizaci
Po skončení vašeho projektu (nejpozději na konci řešitelského období, viz Dokumenty zde) je třeba sepsat a odevzdat závěrečnou zprávu. Zpráva se odevzdává ve stejné elektronické aplikaci jako jste podávali žádost o podporu projektu, zde.
TIP: Pokud už máte všechny aktivity z vaše projektu za sebou, nebojte se vyplnit závěrečnou zprávu klidně v polovině roku, nemusíte čekat na deadline. Budete mít všechny aktivity a úspěchy ještě v živé paměti a pokud byste náhodou udělali někde chybu, bude čas na přepracování. Pokud máte aktivity rozložené do celého roku, doporučujeme dělat si o jejich realizaci stručné poznámky, ať pak máte na čem zprávu postavit.
V závěrečné zprávě shrnete, jak se vám podařilo projekt zrealizovat dle předem nastavených cílů, jaký byl ohlas, jak byly čerpány finanční prostředky ad. Celým procesem vás provede formulář v aplikaci, nepřehlédněte nápovědy u jednotlivých polí.
Buďte struční a konkrétní. Komisi zajímá, jak se vám projekt povedl a co si pod výstupy představit. Závěrečná zpráva navíc může mít vliv na přidělení finančních prostředků pro dlouhodobé projekty v příštím řešitelském období.
Přílohou závěrečné zprávy je i výpis z ekonomického systému, který zobrazuje čerpání zakázky přidělené k projektu. Jedná se o stejný výpis, který chodí hlavnímu řešiteli každý měsíc do e-mailu. V případě, že odevzdáváte závěrečnou zprávu před skončením období řešení projektů, je třeba ohlídat, aby v zápisu, který odevzdáváte byly již zaúčtované všechny odevzdané daňové doklady.
POZOR! Zprávu je nutné odevzdat jak tlačítkem při jejím vyplnění, tak při návratu do aplikace MIS. O odevzdání vám přijde potvrzení e-mailem, pokud by bylo potřeba ve zprávě něco upravit či doplnit, ozveme se vám.
Administraci projektů zajišťuje Poradenské a kariérní centrum.
V případě potřeby se na nás neváhejte obrátit!